2.1 - A implantação do SEI atenderá às seguintes diretrizes e objetivos:
a) assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação institucional da FIOCRUZ, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; b) promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; c) favorecer a sustentabilidade ambiental com a redução do uso de papel a partir da tecnologia da informação e da comunicação; e d) facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
2.2 - Definições
Para fins do disposto nesta norma, são consideradas as seguintes definições:
- assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificação inequívoca do usuário:
a) assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; e
b) assinatura cadastrada, mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha;
- credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário para a utilização do SEI;
- documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
- documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
- meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
- processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
- usuário interno: o servidor, estagiário, bolsista, prestador de serviço contratado e quaisquer outros agentes públicos credenciados que oficialmente executem atividade vinculada à atuação institucional da FIOCRUZ e que tenham acesso ao SEI;
- usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI e que não seja caracterizada como usuário interno.
2.3. Credenciamento de Acesso para Usuário Externo
2.3.1. Para a realização do credenciamento de acesso, o usuário externo deverá preencher o formulário disponível no sítio eletrônico da FIOCRUZ e anexar os documentos especificados em ato do Vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional.
2.3.1.1. A FIOCRUZ poderá solicitar documentação complementar para a efetivação do cadastro.
2.3.1.2. O resultado da análise da documentação será informado ao usuário por mensagem eletrônica.
2.3.2. O credenciamento de acesso importará aceitação das condições regulamentares que disciplinam o processo eletrônico.
2.3.3. São de exclusiva responsabilidade do usuário:
a) o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;
b) a equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;
c) a edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pela FIOCRUZ, no que se refere à formatação e tamanho do arquivo enviado;
d) a consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado no SEI a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;
e) a atualização de seus dados cadastrais no SEI; e
f) o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o SEI não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.
2.3.3.1. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
2.3.3.2. O usuário externo poderá cadastrar endereço de e-mail para fins de recebimento de notificações acerca de documentos eletrônicos a ele destinados e interface com o SEI.
2.4. Processo Eletrônico
2.4.1. Dos Documentos e Atos Processuais
2.4.1.1. Nos processos administrativos eletrônicos, no âmbito da FIOCRUZ, os atos processuais deverão ser realizados eletronicamente por meio do SEI, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cuja duração cause dano relevante à celeridade do processo.
2.4.1.1.1. Os documentos natos digitais assinados eletronicamente, por meio de assinatura digital ou por assinatura cadastrada, são considerados originais para todos os efeitos legais.
2.4.1.1.2. No caso das exceções previstas no subitem 4.1.1, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no subitem 4.1.5 desta Resolução Normativa.
2.4.1.2 O usuário externo poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos, utilizando-se dos meios e formulários eletrônicos definidos pelo FIOCRUZ para tal.
2.4.1.2.1. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
2.4.1.2.2. Os documentos digitalizados e enviados pelo usuário externo terão valor de cópia simples.
2.4.1.2.3. A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas seguintes hipóteses:
a) quando for impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, situação na qual deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia;
b) quando a FIOCRUZ exigir, a seu critério, até que decaia o direito de rever os atos praticados no processo.
2.4.1.3. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de meios eletrônicos de armazenamento apropriados e assinatura eletrônica nas modalidades assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) e assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
2.4.1.3.1. As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
2.4.1.4. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia de sua origem e de seu signatário serão considerados originais para todos os efeitos legais.
2.4.1.5. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado e serão inseridos no SEI pelas unidades competentes.
2.4.1.5.1. A conferência prevista deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
2.4.1.5.2. Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, enquanto os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples terão valor de cópia simples.
2.4.1.5.3. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até cinco (5) dias úteis.
2.4.1.5.4. Nos casos previstos em legislação específica, os originais dos documentos digitalizados deverão observar os procedimentos institucionais estabelecidos para a gestão documental na FIOCRUZ.
2.4.2. Do Procedimento
2.4.2.1. O processo eletrônico inicia-se com a autuação de um documento produzido eletronicamente ou digitalizado, por um usuário interno ou externo.
2.4.2.1.1. Os atos gerados no SEI serão registrados com a identificação do usuário, data e hora de sua realização.
2.4.2.2. Admite-se o envio, por usuários externos, de requerimentos, recursos e atos processuais em geral, por meio eletrônico mediante o uso de assinatura eletrônica, nos termos do art. 6º do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
2.4.2.3. As comunicações de atos processuais nos procedimentos em trâmite na FIOCRUZ serão efetuadas por meio eletrônico, com exceção das hipóteses previstas em normativo a ser editado pelo Vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional.
2.4.2.3.1 As comunicações realizadas na forma prevista no subitem 2.4.2.3 serão consideradas recebidas, para todos os efeitos, nos procedimentos em trâmite no âmbito da FIOCRUZ.
2.4.2.4. Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível poderão ser impressos em papel ou fornecidos em arquivo eletrônico assinado ou autenticado eletronicamente na forma da legislação em vigor.
2.4.2.5. O processo eletrônico estará disponível para vista dos autos ou consulta pelos usuários credenciados.
2.4.2.5.1. Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado aos usuários previamente autorizados.
2.4.3. Dos prazos
2.4.3.1. Os prazos começam a correr a partir da data do recebimento da comunicação do ato, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.
2.4.3.1.1. Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á efetuado o recebimento da comunicação:
a) no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registrada no processo; ou
b) nos casos em que não efetuada a consulta referida na alínea "a", 15 (quinze) dias corridos após a data de encaminhamento da comunicação.
2.4.3.1.2. Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes da hora normal.
2.4.3.2. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia, conforme horário oficial de Brasília.
2.4.3.2.1. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivo registro eletrônico constante no comprovante de protocolo, conforme horário oficial de Brasília.
2.4.3.2.2. Na hipótese prevista no subitem 2.4.3.2.1, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do SEI se tornarem indisponíveis por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
2.4.3.2.3. Caberá à FIOCRUZ divulgar a ocorrência de eventuais indisponibilidades e restabelecimento do funcionamento dos sistemas, especificando a data e a hora.
2.5. Disposições Finais
2.5.1. O credenciamento de acesso estará disponível na data de publicação desta Portaria.
2.5.1.1. A implementação das demais funcionalidades do SEI serão objeto de divulgação no sítio da FIOCRUZ.
2.5.2. O Comitê Gestor do SEI poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria, entre outros assuntos, sobre:
a) o cronograma de implementação dos tipos de processo no SEI; e b) as hipóteses nas quais será admitida, excepcionalmente, a continuidade de tramitação de processos em meio físico e de encaminhamento de comunicações por via postal.
2.5.3. Às unidades da FIOCRUZ cabe:
a) a autuação de novos processos dos tipos definidos pelo Comitê Gestor do SEI, exclusivamente, em meio eletrônico; e b) a digitalização de processos antigos dos tipos definidos pelo Comitê Gestor do SEI, no momento da primeira movimentação realizada após a implementação do SEI, sempre que julgado pertinente em relação aos princípios da Administração Pública Federal.
2.5.4. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação desta Portaria serão orientados por normativo a ser editado pelo Comitê Gestor do SEI.
2.5.4.1. Ato do Vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional disporá sobre a criação do Comitê Gestor do SEI, bem como sobre suas atribuições e composição.
2.5.5. A partir de 2 de julho de 2018 ficará vedada a produção de novos documentos e abertura de novos processos administrativos dos tipos definidos pelo Comitê Gestor do SEI por meio diverso ao SEI.